Apurahan nostaminen ja raportointi

Apurahan nostaminen

Apurahasitoumus

Kirjeitse vastaanotettavan myöntöpäätöksen mukana tulee koodi, jota tarvitaan apurahasitoumuksen täyttämiseen sähköisessä apurahajärjestelmässä. Lomakkeen täyttäminen on apurahan maksamisen edellytys.
HUOM! Tämä koskee sekä uusia apurahan saajia että vanhoja apurahan saajia, jotka eivät ole aloittaneet apurahansa nostamista vielä.

Apuraha katsotaan perutuksi, jos sitä koskevaa sitoumusta ei ole tehty kolmen vuoden kuluessa myöntökirjeen päivämäärästä.

Maksuaikataulu

Apuraha maksetaan saajan sitoumuslomakkeessa esittämän maksusuunnitelman mukaisesti enintään viidessä erässä. Mikäli sitoumuslomake on täytetty puutteellisesti, ei halutun maksusuunnitelman toteuttaminen ole mahdollista.

Viimeistään kuukauden 20. päivänä palautetut sitoumuslomakkeet ja sähköisessä järjestelmässä tehdyt maksupyynnöt ehtivät saman kuukauden maksuun. Apurahat maksetaan kunkin kuukauden viimeiseen arkipäivään mennessä. Poikkeuksena heinäkuun apurahat, jotka maksetaan kesäkuun maksun yhteydessä sekä joulukuun apurahat, jotka maksetaan 15. päivä. Joulukuun sitoumukset tulee olla sähköisessä järjestelmässä viimeistään 13.12.

Maksuerän suuruus

3 000 € ja sitä pienemmät apurahat maksetaan yleensä yhdellä kertaa. Suuremmat apurahat maksamme mieluiten 2 000 € – 4 000 € erissä saajan toivomina kuukausina. Tämä rajoite liittyy varsinkin työskentelyapurahoihin; esimerkiksi ulkomaisen yliopiston lukukausimaksu voi olla peruste isonkin apurahan maksamiseen kerralla. Myös yhteisöille myönnetyt apurahat voidaan maksaa suurempina erinä.

Tilanteen oleellisesti muuttuessa hakemuksessa esitetystä, esimerkiksi työskentelyapurahan saajan mennessä kokoaikaiseen palkkatyöhön, pyydämme ottamaan yhteyttä toimistoomme. Apurahan maksatus voidaan keskeyttää tai maksatusaikataulua voidaan muuttaa. Pienemmät muutokset maksatusaikatauluun voidaan tehdä sähköpostitse annetun pätevän selvityksen perusteella.

Lakisääteiset velvoitteet

Vuosittain vahvistetun vähimmäisrajan (1 259,53 euroa v. 2016) ylittävä, vähintään neljän kuukauden työskentelyyn Suomessa myönnetty apuraha edellyttää saajalta lakisääteisen Myel-vakuutuksen ottamista (ks. Melan ohjeet). Velvoite koskee niin henkilökohtaisen apurahan saaneita kuin työryhmässä apurahalla työskenteleviä. Liikesivistysrahasto ilmoittaa apurahan myöntämisestä Melalle maksusitoumuslomakkeessa vahvistetun ensimmäisen maksueräkuukauden yhteydessä. Liikesivistysrahasto on huomioinut vakuutusmaksun apurahapäätöksissä.

Liikesivistysrahaston apurahat sisältävät mahdolliset työskentelystä koituvat kulut. Työryhmän kohdalla mahdollinen aputyövoiman käyttö edellyttää, että ryhmän vastuuhenkilö vastaa lakisääteisen sosiaaliturvan hakemisesta.

Apurahat ovat verovapaita vuosittain vahvistettavan valtion verottoman taitelija-apurahan määrään saakka (20.293,40 euroa v. 2016). Tuloverolain (1535/92, 82§) mukaan opintoja tai tutkimusta varten saadut stipendit tai muut apurahat taikka tieteellisen, taiteellisen tai yleishyödyllisen toiminnan tunnustukseksi saadut palkinnot ovat tietyin edellytyksin veronalaista tuloa.

Konferenssiapurahat

Konferenssiosallistumiseen myönnetyn apurahan voi nostaa vasta kun on varmistunut, että tutkijan paperi on hyväksytty esitettäväksi. Jos useaa konferenssia varten haettu apuraha on myönnetty huomattavasti haettua pienempänä, voi apurahan saaja valita hakemuksessaan mainituista konferenssista sen johon apurahan käyttää. Lähetä hyväksymiskirjeesi joko sähköpostilla: apurahat@lsr.fi tai liitä se väliselvityksenä apurahallesi sähköisessä järjestelmässä. Tämä ei kuitenkaan poista apurahan käytön loppuraportointivelvollisuutta.

Ulkomaanopintoihin myönnetyt apurahat

Ulkomaisiin jatko- tai täydennysopintoihin tai kotimaisen tutkinnon ulkomaanjaksoon myönnetyn apurahan voi nostaa aikaisintaan kaksi kuukautta ennen matkalle lähtemistä.

Yhteisöjen apurahat

Yhteisöille (mm. koulut ja yhdistykset) myönnetyt apurahat maksetaan ainoastaan yhteisön pankkitilille. Maksua varten yhteyshenkilön tulee ilmoittaa maksatuspyyntölomakkeella Y-tunnus, ei omaa henkilötunnustaan.

Tutkimusryhmien apurahat

Tutkimusryhmän yhteyshenkikö osittaa ryhmän apurahan muille työryhmän jäsenille maksatuspyyntöä tehdessään. Mikäli tämä ei ole mahdollista, edellytämme tutkijaryhmän vastuuhenkilön allekirjoittamaa suunnitelmaa siitä, miten myönnetty apuraha tulee jakaantumaan eri tutkijoiden kesken. Tutkimusapulaisille verovapaata apurahaa ei voida maksaa.

Jos ryhmälle myönnetyn apurahan rahaliikenne halutaan hoitaa esimerkiksi yliopiston kautta, on projektin vastuuhenkilön täytettävä sitoumuslomake ja annettava Y-tunnus – ei omaa henkilötunnustaan – sekä yhteisön tilinumero.

Raportointi

Käyttöselvitys

Apurahoja koskevat käyttöselvitykset tehdään sähköisessä apurahajärjestelmässä ohjeiden mukaisesti. Myös ennen sähköisen järjestelmän käyttöönottoa v. 2014 apurahan saaneiden tulee käyttöselvityksen tekemistä varten rekisteröityä apurahajärjestelmän käyttäjiksi. Väitöskirjat tulee edelleen lähettää osoitteella Liikesivistysrahasto, Museokatu 8 A 1, 00100 Helsinki. Lähetä lisäksi sähköpostitse meille väitöskirjasi sähköiseen versioon linkki osoitteeseen: apurahat@lsr.fi.

Loppuraportti on toimitettava viipymättä apurahalla tuetun hankkeen valmistuttua. Hyvän tavan mukaista on mainita rahoittajat esim. julkaisun alkusanoissa.

Raportoinnin tavoitteet

Apurahoja koskevan raportoinnin tavoitteina on:

  1. Varmistua siitä, että stipendiaatti käyttää saamansa apurahan hakemuksessa ilmoittamaansa tarkoitukseen. Tämä on tärkeää sekä Liikesivistysrahaston päätöksenteon että myös toisten apurahaa hakeneiden oikeudenmukaisen kohtelun kannalta.
  2. Kerätä rahaston sidosryhmiä kiinnostavista raporteista yhteenvetoja, joilla voimme osoittaa, että liikesivistystyöhön kannattaa panostaa.
  3. Saada tuellamme valmistuneet julkaisut Liikesivistysrahaston kirjastoon tuoreina, mutta kuitenkin lopullisessa asussaan.
  4. Ajoittaa apurahan maksu sen käyttötarpeen mukaisesti.

Selvitys hankkeen kokonaiskustannuksista ja niiden kattamisesta on olennaista. Tärkeintä on kuitenkin se, mitä apurahan turvin on saatu aikaan. Henkilökohtaisen oppimisen ja kokemisen merkitystä ei kannata väheksyä, vaikkei apurahoja pelkkään kokemusten hankkimiseen myönnetäkään. Jos stipendiaatti on apurahan turvin ollut virka- tai opintovapaalla, tämä tulee kertoa mahdollisimman täsmällisesti.

Ellei loppuraporttia voida toimittaa hankkeen jatkuessa tai sen viivästyessä, on viimeistään kahden vuoden kuluttua apurahan myöntämisestä annettava väliraportti työn etenemisestä tai jatkumisesta. Tämän jälkeen odotamme raportteja vuoden välein, kunnes hanke päättyy.