Apurahan nostaminen ja raportointi

Apurahan nostaminen

Apurahasitoumus

Sähköpostitse lähetettävä apurahan vahvistuskirje sisältää tiedot, joita tarvitaan apurahasitoumuksen täyttämiseen apurahajärjestelmässä.
HUOM! Tämä koskee sekä uusia apurahan saajia että vanhoja apurahan saajia, jotka eivät vielä ole aloittaneet apurahansa nostamista.

Apuraha katsotaan perutuksi, jos sitä koskevaa sitoumusta ei ole tehty kolmen vuoden kuluessa myöntökirjeen päivämäärästä.

Maksuaikataulu

Apuraha maksetaan saajan sitoumuslomakkeessa esittämän maksusuunnitelman mukaisesti. Mikäli sitoumuslomake on täytetty puutteellisesti, ei halutun maksusuunnitelman toteuttaminen ole mahdollista.

Viimeistään kuukauden 20. päivänä palautetut sitoumuslomakkeet ja sähköisessä järjestelmässä tehdyt maksupyynnöt ehtivät saman kuukauden maksuun. Apurahat maksetaan kunkin kuukauden viimeiseen arkipäivään mennessä. Poikkeuksia ovat heinäkuun apurahat, jotka maksetaan kesäkuun maksun yhteydessä sekä joulukuun apurahat, jotka vuonna 2019 maksetaan 20.12. Joulukuun maksatuspyynnöt tulee olla järjestelmässä viimeistään 16.12.

Maksuerän suuruus

3 000 € ja sitä pienemmät apurahat maksetaan yleensä yhdellä kertaa. Suuremmat apurahat maksamme mieluiten 2 000 € – 5 000 € erissä saajan toivomina kuukausina. Tämä rajoite liittyy varsinkin työskentelyapurahoihin; esimerkiksi ulkomaisen yliopiston lukukausimaksu voi olla peruste isonkin apurahan maksamiseen kerralla. Myös yhteisöille myönnetyt apurahat voidaan maksaa suurempina erinä.

Tilanteen oleellisesti muuttuessa hakemuksessa esitetystä, esimerkiksi työskentelyapurahan saajan mennessä kokoaikaiseen palkkatyöhön, pyydämme ottamaan yhteyttä toimistoomme. Apurahan maksatus voidaan keskeyttää tai maksatusaikataulua voidaan muuttaa. Pienemmät muutokset maksatusaikatauluun voidaan tehdä sähköpostitse annetun pätevän selvityksen perusteella.

Lakisääteiset velvoitteet

Apurahatutkijoiden vakuuttamisesta vastaava Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela edellyttää vähintään neljän kuukauden työskentelyyn Suomessa myönnettyjen apurahojen saajilta lakisääteisen Myel-vakuutuksen ottamista. Ilmoitamme Melalle apurahoista ensimmäisten maksuerien yhteydessä. Apurahan saajan tulee olla oma-aloitteisesti yhteydessä Melaan vakuutusturvan järjestämiseksi. Tarkemmat tiedot vakuuttamisesta ovat Melan verkkosivuilla.

Liikesivistysrahaston apurahat sisältävät mahdolliset työskentelystä koituvat kulut. Työryhmän kohdalla mahdollinen aputyövoiman käyttö edellyttää, että ryhmän vastuuhenkilö vastaa lakisääteisen sosiaaliturvan hakemisesta.

Apurahat ovat verovapaita vuosittain vahvistettavan valtion verottoman taitelija-apurahan määrään saakka (20 728,44 euroa v. 2019). Tuloverolain (1535/92, 82§) mukaan opintoja tai tutkimusta varten saadut stipendit tai muut apurahat taikka tieteellisen, taiteellisen tai yleishyödyllisen toiminnan tunnustukseksi saadut palkinnot ovat tietyin edellytyksin veronalaista tuloa.

Konferenssiapurahat

Konferenssiosallistumiseen myönnetyn apurahan voi nostaa vasta kun on varmistunut, että tutkijan paperi on hyväksytty esitettäväksi. Jos useaa konferenssia varten haettu apuraha on myönnetty huomattavasti haettua pienempänä, voi apurahan saaja valita hakemuksessaan mainituista konferenssista sen johon apurahan käyttää. Lähetä hyväksymiskirjeesi joko sähköpostilla: apurahat@lsr.fi tai liitä se väliselvityksenä apurahallesi sähköisessä järjestelmässä. Tämä ei kuitenkaan poista apurahan käytön loppuraportointivelvollisuutta.

Ulkomaanopintoihin myönnetyt apurahat

Ulkomaisiin jatko- tai täydennysopintoihin tai kotimaisen tutkinnon ulkomaanjaksoon myönnetyn apurahan voi nostaa aikaisintaan kaksi kuukautta ennen matkalle lähtemistä.

Yhteisöjen apurahat

Yhteisöille (mm. koulut ja yhdistykset) myönnetyt apurahat maksetaan ainoastaan yhteisön pankkitilille. Maksua varten yhteyshenkilön tulee ilmoittaa maksatuspyyntölomakkeella Y-tunnus, ei omaa henkilötunnustaan.

Tutkimusryhmien apurahat

Tutkimusryhmän vastuuhenkilö osittaa ryhmän apurahan muille työryhmän jäsenille maksatuspyyntöä tehtäessä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, edellytämme tutkijaryhmän vastuuhenkilön allekirjoittamaa suunnitelmaa siitä, miten myönnetty apuraha tulee jakaantumaan eri tutkijoiden kesken. Tutkimusryhmän aputyövoimalle verovapaata apurahaa ei voida maksaa.

Tutkimusryhmän saamasta apurahasta vain ryhmän yhteiset kulut voidaan  projektin vastuuhenkilön päätöksellä maksaa yliopistolle tai muulle vastuuorganisaatiolle (Y-tunnus).

Raportointi

Käyttöselvitys

Apurahan saajan on toimitettava käyttöselvitys Liikesivistysrahastolle viipymättä apurahakauden päättyä. Käyttöselvitys laaditaan apurahajärjestelmässä ja sen laatijan tulee olla nimetty apurahan saaja. Ohjeet ja järjestelmälinkki ovat samat kuin maksatuspyynnössä. Jos väitöskirjalla tai muulla tutkimusjulkaisulla on pysyvä verkko-osoite, sisällyttäkää se selvitykseen.

Otamme mielellään vastaan painetut väitöskirjat rahaston jakeluosoitteseen: Liikesivistysrahasto, Museokatu 8 A 1, 00100 Helsinki.

Käyttöselvitys on lähtökohtaisesti julkista tietoa Liikesivistysrahaston tukemasta hankkeesta. Hyvän tavan mukaista on mainita rahoittaja esim. julkaisun alkusanoissa sekä myös muissa hankkeeseen liittyvissä julkaisuissa.

Raportoinnin tavoitteet

Apurahoja koskevan raportoinnin tavoitteina on:

  1. Varmistua siitä, että stipendiaatti käyttää saamansa apurahan hakemuksessa ilmoittamaansa tarkoitukseen. Tämä on tärkeää sekä Liikesivistysrahaston päätöksenteon että myös toisten apurahaa hakeneiden oikeudenmukaisen kohtelun kannalta.
  2. Kerätä rahaston sidosryhmiä kiinnostavista raporteista yhteenvetoja, joilla voimme osoittaa, että liikesivistystyöhön kannattaa panostaa.
  3. Saada tuellamme valmistuneet julkaisut Liikesivistysrahaston kirjastoon tuoreina, mutta kuitenkin lopullisessa asussaan.
  4. Ajoittaa apurahan maksu sen käyttötarpeen mukaisesti.

Selvitys hankkeen kokonaiskustannuksista ja niiden kattamisesta on olennaista. Tärkeintä on kuitenkin se, mitä apurahan turvin on saatu aikaan. Henkilökohtaisen oppimisen ja kokemisen merkitystä ei kannata väheksyä, vaikkei apurahoja pelkkään kokemusten hankkimiseen myönnetäkään. Jos stipendiaatti on apurahan turvin ollut virka- tai opintovapaalla, tämä tulee kertoa mahdollisimman täsmällisesti.

Ellei loppuraporttia voida toimittaa hankkeen jatkuessa tai sen viivästyessä, on viimeistään kahden vuoden kuluttua apurahan myöntämisestä annettava väliraportti työn etenemisestä tai jatkumisesta. Tämän jälkeen odotamme raportteja vuoden välein, kunnes hanke päättyy.

Yhteydenotot ja lisätietoja: apurahat(at)lsr.fi