Väitöskirjani tutkimustehtävänä on syventää ymmärrystä henkilöstöjohtamisen käytännöistä (HR-käytännöistä) organisaatioiden sopeutuessa covid-19-pandemian jälkeiseen aikakauteen, jossa etätyö on muuttumassa harvojen etuoikeudesta asiantuntijatyön normiksi. HR-käytännöt ovat prosesseja, joiden avulla organisaatio toteuttaa strategiaansa ja ohjaa tärkeintä voimavaraansa, henkilöstöään. HR-käytäntöjä on runsaasti, ja niihin lukeutuvat muun muassa rekrytointi, työn suunnittelu, suorituksen johtaminen, koulutus ja kommunikaatio. HR-käytännöillä voidaan myös vaikuttaa henkilöstön hyvinvointiin ja sitoutumiseen.
Sekä etätyötä että HR-käytäntöjä on tutkittu paljon, mutta HR-käytäntöjen tarkastelu etätyöympäristössä on jäänyt vähemmälle tieteelliselle huomiolle. Pandemian myötä keskusteluun etätyökäsitteen rinnalle ovat nousseet hybridityö ja paikkariippumaton työ. Hybridityöllä viitataan työhön, jossa työntekijä voi organisaation asettamissa raameissa joustavasti valita, työskenteleekö hän toimistolla vai etänä, useimmiten kotona. Paikkariippumattomassa työssä työntekijän työpaikka ei määrittele hänen asuinpaikkaansa. Pandemian aiheuttamaa uusien työn tekemisen tapojen laajamittaista käyttöönottoa voidaan pitää työelämän paradigmamuutoksena, joka vaikuttaa organisaatioiden toimintaympäristöön. Muutos edellyttää organisaatioilta HR-käytäntöjen päivittämistä ja uusien käytäntöjen laatimista. HR-käytäntöjä ei voi soveltaa tyhjiössä, vaan niiden tulisi heijastella sitä yhteiskunnallista kontekstia, jossa organisaatio toimii.
Käytäntöjen tarkastelua kolmella tasolla
HR-käytäntöjen tutkimukseni liikkuu työelämätasolta organisaatiotasolle ja edelleen yksittäisen HR-käytännön tasolle. Ensinnäkin väitöstutkimus yhdistää organisaatiosuunnittelun ja etätyön tutkimuskirjallisuutta päivittäen pääosin 1970-luvulta peräisin olevaa organisaatiosuunnittelun kirjallisuutta digiaikaan. Työn koordinaatio- ja kontrollimekanismien tarkastelu etätyökirjallisuuden valossa lisää työelämätason ymmärrystä siitä, miten työn paikkariippumattomuus vaikuttaa työnjaon, koordinaation ja kontrollin rakenteisiin. Esitämme teoreettisen pohdinnan tuloksena kuusi hypoteesia, jotka määrittelevät paikkariippumatonta työtä organisaatiosuunnittelun näkökulmasta. Argumentoimme, että valittujen kontrolli- ja koordinaatiomekanismien tulisi toimia samanaikaisesti sekä paikkariippumattomassa työssä että vaikeasti mitattavassa asiantuntijatyössä, sillä paikkariippumaton työ on useimmiten luonteeltaan abstraktia asiantuntijatyötä. Tämä auttaisi välttymään ei-toivotuilta lopputuloksilta, kuten byrokratian lisääntymiseltä ja työn vinoutumiselta. Riskinä on ensinnäkin se, että raportointiin kuluu suhteettoman paljon aikaa varsinaisiin työtehtäviin verrattuna. Työ saattaa myös vinoutua huonosti valittujen suoritusmittareiden vuoksi. Mitä esimerkiksi hybridityöaikana yleistynyt toimistopäivien läsnäoloseuranta kertoo lopulta työssä suoriutumisesta? Keskittyminen työn koordinaatiomekanismien, kuten tiedonkulun ja vuorovaikutuksen kehittämiseen kontrollimekanismien sijaan olisikin keskeistä nykypäivän organisaatiosuunnittelussa.
HR-käytäntöjen tarkastelu organisaatiotasolla tarjoaa uutta tietoa siitä, miten työntekijät arvioivat hybridityön käytäntöjä. Niiden pelkkä olemassaolo ei riitä, vaan olennaista on ymmärtää työntekijöiden käsityksiä HR-käytännöistä. Se, miten työntekijät kokevat käytännöt, vaikuttaa työtyytyväisyyteen ja organisaatioon sitoutumiseen ja lopulta organisaation tuloksellisuuteen. Suomessa toimivan monikansallisen konsernin työntekijöille esitettiin verkkokyselyssä avoin kysymys heidän mielipiteistään organisaationsa hybridityön käytänteistä. Työntekijät nostivat esiin itselleen tärkeitä asioita ja joko kehuivat käytäntöjen toimivuutta tai kritisoivat niiden toimimattomuutta. Tämä viittasi työntekijöiden odotusten ja tarpeiden täyttymiseen tai niiden täyttymättä jäämiseen. Työntekijöiden arvioita tarkasteltiin psykologisen sopimuksen teorian avulla. Tämä teoria auttaa ymmärtämään työntekijän ja organisaation välistä suhdetta sekä työntekijän käsityksiä työsuhteensa oikeuksista ja velvollisuuksista. Temaattinen analyysi paljasti yhdeksän psykologisen sopimuksen elementtiä ja niitä vastaavat HR-käytännöt. Neljän tunnistetun elementin osalta työntekijöiden tarpeet ja odotukset jäivät täyttymättä: työajanseuranta, toimistotilat, hybridityön luontoisedut ja työntekijöiden osallistaminen hybridityön suunnitteluun keräsivät pelkästään kritiikkiä. Muiden viiden elementin (autonomia, tasa-arvo, kommunikaatio, työhyvinvointi sekä työ- ja yksityiselämän tasapaino) täyttyminen riippui suurelta osin siitä, miten esihenkilöt toteuttivat käytänteitä. Tulokset vahvistavat käsitystä siitä, että pandemia-aika muutti työntekijöiden psykologista sopimusta. Juuri nyt on oivallinen hetki organisaatioille selvittää työntekijöidensä tarpeita ja odotuksia sekä pohtia, miten niihin vastataan työntekijöiden sitouttamiseksi ja työtyytyväisyyden ylläpitämiseksi.
Yksittäisen HR-käytännön tarkastelu etätyöympäristössä keskittyy esihenkilö-alaissuhteiden palautekäytäntöihin, joita pidetään yhtenä haastavimmista HR-käytännöistä. Palautevuorovaikutus nousi merkittäväksi aiheeksi esihenkilöiden ja etätyöntekijöiden laadullisissa haastatteluissa, joissa kerättiin tietoa pandemia-ajan etätyön ja johtamisen kokemuksista kuudessa eri organisaatiossa. Tulokset osoittavat esihenkilö-alaissuhteen sosiaalisen vaihdannan valossa, että esihenkilöiden ja alaisten ponnistelut toimivan palauteympäristön rakentamisessa ja ylläpitämisessä ovat epätasapainossa etätyössä. Esihenkilöt näkevät paljon vaivaa pitääkseen yhteyttä alaisiinsa, mikä koetaan kuormittavana, sillä etävuorovaikutus vie enemmän aikaa toimistokohtaamisiin verrattuna. Suurin osa alaisista oli tyytyväisiä palautevuorovaikutukseen, mutta he eivät olleet itse aktiivisia asian suhteen: yhteydenotto esihenkilöön jäi tekemättä usein silloinkin, kun palautteen tarve oli ilmeinen. Tulosten perusteella kannustamme organisaatioita pohtimaan sopivia tiimikokoja ja antamaan riittävästi resursseja esihenkilötyöhön niin, että kaikki voivat tuntea tulevansa kuulluiksi ja nähdyiksi etätyössä. Lisäksi alaisten olisi tärkeää ottaa aktiivisempi rooli etätyöympäristössä, mikä tekee heistä HR-käytäntöjen toimeenpanijoita yhdessä perinteisesti tätä tehtävää hoitavien esihenkilöiden kanssa.
Ässä hihassa kohti tulevaa
Samalla kun organisaatiot pohtivat suhtautumistaan pandemian jälkeiseen etätyöhön, ne kamppailevat kroonistuneen työvoimapulan kanssa. Työikäisten määrä EU-alueella jatkaa supistumistaan, ja osaajapula on Työ- ja elinkeinoministeriön mukaan rajoittanut Suomen talouskasvua jo pitkään. Huomionarvoista on, että juuri etätyö on osaltaan helpottanut työvoiman saatavuusongelmaa. Täten onkin perusteltua väittää, että organisaatiot, jotka eivät sovita HR-käytäntöjään uusiin työn tekemisen tapoihin sopiviksi, ovat vaarassa jäädä häviäjiksi kilpailussa parhaista osaajista. Väitöstutkimukseni tulokset ovat merkityksellisiä HR-ammattilaisille, esihenkilöille ja työntekijöille, joilla kaikilla on tärkeä rooli toimivan etätyökulttuurin kehittämisessä ja samalla kansallisen kilpailukyvyn vahvistamisessa. Suomi on lukeutunut etätyön kärkimaihin maailmassa jo ennen pandemiaa – tätä valttia ei tulisi päästää luisumaan käsistämme.
Kirjoittaja Johanna Jansson on Liikesivistysrahaston apurahoittama tohtorikoulutettava Vaasan yliopistossa henkilöstöjohtamisen tutkimusryhmässä, ja hän työskentelee tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan esihenkilötehtävissä Centria-ammattikorkeakoulussa.